OA機器コラム

コピー機のfaxの使い方について

オフィスワークの基礎の基礎、コピー機「fax」の使い方

お仕事はじめたばかりの新人さんにまず任されるのはコピー取りやfax送信などの作業ですね。事務系の職種の方のみならず、どんな職種の方でも、日常的に必要になってくる業務です。
でも、仕事以外の日常生活でfaxを送る場面は意外と少ないもの。「どうやって送るの?」という方も多いのではないでしょうか。
オフィスによくあるコピー機は複合機と呼ばれます。コピー機能、プリンター機能、ファックス機能、スキャン機能、の4つの機能を一台でこなすので複合機と呼びます。FAXを送るというのはこのうちのファックス機能を使うわけです。海外ではE-mailなどにとってかわられてファックス機能は使われることが減っているそうですが、
日本のビジネス界においてはファックス機能はまだまだよく使います。なんといっても手書きの原稿をタイムリーに相手に送ることができるのがファックス機能の魅力です。
そこで、オフィスのコピー機におけるfaxの使い方を基礎からご紹介します。
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コピー機のfaxの使い方 基本操作編

Fotolia_92905528_Subscription_XXL コピー機でのfaxの送信方法を3ステップでご紹介します。
コピー機の機種によって若干の違う場合もあるのでご了承ください。
ステップ1:原稿をセットする。
原稿台ガラスまたは自動送り装置に送信したい原稿を置きます。原稿台ガラスというのはコピー機上部をパカッと開けるとあらわれるガラスの台のこと、自動送り装置とは原稿台ガラスの蓋部分にある原稿用のトレイのことです。原稿を置く際は裏表を逆にしないよう注意します。多くのコピー機では、原稿台ガラスの場合は送信したい面を下向きに、自動送り装置では上向きにセットすればOKです。このとき、原稿台ガラスと自動送り装置のどちらを選択するかですが、送信したい原稿が複数枚あるときは自動送り装置が便利です。但し、薄い紙でできた原稿や、曲りや折れのある原稿は自動送り装置を使うと紙詰まりなどで原稿が破損する可能性があるので原稿台ガラスを使ったほうが無難です。
ステップ2:ファックス番号の入力
液晶モニターにいろいろなメニューが表示されていますが、その中の「ファックス」をタッチします。すると、ファックス番号を入力する欄があるはずなので、そこに送信先のFAX番号をプッシュボタンを使って入力します。この際、会社によっては0発信(FAX番号の先頭に余分に1つ0をつける)の必要がある場合があります。初めての時は先輩社員に確認しておくとよいでしょう。
ステップ3:ファックスを発信する
最後にfax番号が正しいかもう一度確認してスタートボタンを押します。
原稿が読み込まれて送信中…となったら原稿を回収し元の場所に戻しておきましょう。
最後にコピー機のジョブ確認ボタンを押し、正常に送信完了となっていることを確認できたら終了です。

これで完璧 ビジネスでのfaxのマナー

コピー機でのfaxの使い方は先述の通りですが、お仕事でのFAX送信の場合「FAX送付状」を是非添えて送りましょう。FAX送付状とは、原稿と一緒に送るFAXの内容を記した用紙で、原稿の先頭に添付して送信します。FAX送付状に盛り込むべき情報は
・送信日時
・送り先とその連絡先
・差出人とその連絡先
・送付枚数
です。スペースがあれば「お世話になっております。ご依頼の資料を送付いたします。」などと一言添えればさらに丁寧な印象になります。
「FAX送付状」でインターネット検索するとたくさんのテンプレートが無料でダウンロードできますので、自分の好みのものを選んで使ってみてください。
また、faxを送ったら先方にfaxを送った旨電話で伝えるとよりベターです。特に急ぎの案件の場合は、先方が待っている可能性もあるので電話連絡した方がよいでしょう。
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