OA機器コラム

コピー機をうまく使いこなす方法

コピー機の便利な機能~上手く使いこなせばとても便利~

会社に就職すれば必ずコピー機にお世話になります。特に若い新入社員は先輩から頼まれることも多いだろうし、事務の女性は会議資料をまかされることも多いでしょう。特に会議資料などを大量にコピーする場合便利なコピー機の使い方の一つにソーター機能があります。これは会議に参加する人が例えば20人いるとしたら、20人同じ毎数資料をコピーして同じ枚数ずつ振り分けなければならない手間をコピーがやってくれることです。簡単に言えば大量に会議資料を製本してくれるような作業をしてくれます。ソーター機能に追加してホチキス機能も付いているので資料がばらばらになることもありません。ソート機能を選択して、「20部」と数値を打ち込み、原稿をセットすればきれいに20人分の資料を作ってくれます。コピー機を見ているとソートの仕方は様々で何段の棚のようなものが出てきてソートするもの、紙を微妙にずらしてソートするものなど様々です。ただ、前者の方は棚の数に限りがありますので作成する人数によっては何回かに分けて作業をしなくてはならないときもあります。後者の方はソートされ出される時に出てくる紙が少しだけずれているだけなので、ホチキス機能を使わなかった場合資料を取りだす際に注意が必要です。でもこのソート機能により会議資料作成がかなり便利になりました。 Fotolia_92905528_Subscription_XXL

 

コピー機取扱い注意~便利だけど気をつけたいこと~

Fotolia_74381449_Subscription_XXL コピー機は大変便利な機能ですがその分とてもデリケートなので壊れやすいのも確かです。会議資料作成を急いでいるので、途中でコピー機が壊れてしまって冷や汗をかいた人は結構いるのではないでしょうか?雑なコピー機の使い方をしていると壊れる原因になります。ソート機能を選択した場合に便利なホチキス機能ですが、この機能もホチキスをちゃんとセットしなかったり、あまりに多くの資料をホチキスしたりすると中で金物がからまり壊れることが多いです。その場合は被害を最小限に食い止めるために、少しずつ機械が熱くならない程度に作業を進めることです。たくさんの紙を紙送りにセットしたり、大量の紙をセットすると壊れる確率はあがります。機械も人間同様働き過ぎは禁物です。また、原稿をセットする際にホチキスのついたものをセットすることはかなりの確率でコピー機の故障を誘発しますので注意が必要です。

 

長くトラブルなく使うために~ コピー機の上手なケアの仕方~

 コピー機の使い方を気を付けていれば時間を気にしているときにトラブルにまきこまれることを防ぎ、快適に長く使用することができます。まずコピー機の定期検診のようなものをちゃんと受けることです。費用がかかり面倒ですがこれをすることによってだいぶ違ってくると思います。月に一度か数カ月に一度、プロの方に見てもらうことはトラブルを回避でき、壊れて多額の修理費用を支払うより良いと思います。特に多くの会社資料を作成するような部署には必要なメンテナンスだと思います。またインクの補充、紙の補充は取扱い書の忠実に丁寧に行うことが重要です。これを雑に行うとのちのちの作業に多大な影響を及ぼします。おっくうがらずに丁寧にセットすることが大事だと思います。またセットすつ原稿用紙にからまりやすい紙質のものを避けたり、コピー機の立場で考えた使い方をちょっと考えてみるのが良いと思います。 Fotolia_97081687_Subscription_XXL

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