OA機器コラム

コピー機でpdfにする方法はこちら

会社の書類はpdfファイルにしてスッキリ

会社の机の上に溜まっている書類はなかなか処分しにくいものです。いつ必要になるかわからない書類をいつまでもため込むにしても保存場所にも限度があります。そんなときには、会社のコピー機/複合機を使って、書類をpdfにしましょう。
会議で配布された書類をpdfにすれば、すぐに書類を捨てることができます。また、パソコンのフォルダにpdfファイルを保存しておくこともできます。ファイル名には書類の名前と受け取った日付を記入しておくと、後で該当ファイルを探すときに便利です。また、OCR処理されたpdfファイルならば、ファイルを開いて文字検索をすることも可能です。紙の書類で文字を探すよりだいぶ効率的です。このように書類をpdfにすると、効率的に仕事を進めることができます。
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会社のコピー機/複合機でpdfにする方法

会社のコピー機/複合機でpdfにする方法を紹介します。会社のコピー機/複合機には、スキャナ機能というものがあります。書類をコピー機/複合機にセットして、スキャナを選択します。その後、保存先を指定します。機種によって「親展ボックス」という名称であったり、保存先のフォルダの名称が記載されていますので、自分が開くことができる保存場所を指定します。どこに保存していいのか、わからないときは、会社のIT部署の人に聞いてみましょう。保存先を指定したら、スタートを押して、スキャンします。スキャンは用紙の向きの通りにスキャンされます。自動紙送りに置くと複数枚一度にスキャンされ、ひとつのファイルにすることができます。カラースキャンも可能です。スタートを押したら、自席のパソコンに戻り、保存先から先ほどスキャンしたpdfファイルを取り出します。ファイル名は任意でついていますので、ファイルの更新日で自分がスキャンしたファルの目星をつけましょう。もしくは開いてみれば確認は可能です。

 

コンビニのコピー機/複合機でpdfにする方法

次に、コンビニのコピー機/複合機でpdfにする方法を紹介します。たいていのコンビニにはコピー機/複合機が設置され、たいていのコンビニのコピー機/複合機にはスキャナ機能がついています。自分の行くコンビニのコピー機/複合機にスキャナ機能がついているかは、そのコンビニのホームページを見れば、確認をすることが可能です
コンビニでスキャンをするには、USBメモリを持参します。コンビニのコピー機/複合機にスキャンしたい用紙をセットします。次にスキャナ機能を選択します。USBメモリをコピー機/複合機につなげます。スタートボタンを押すと、スキャンが実行され、USBメモリにファイルが保存されます。
スキャンはカラー、両面等も可能です。価格は1回30円程度です。
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