OA機器コラム

コピー機でスキャンとpdfへ変換する方法は?

複合機とパソコンの連携とは? デジタル・データによる合理化

 業務用、家庭用を問わず、最近のコピー機のうち中~上級の機種は、もはや紙の文書をただコピーする機械というのにはとどまらず、スキャナやプリンタ、FAX等の機能をも1台に併せ持つ複合機となっていることはご存知の通りです。そしてそのような複合機は、パソコンと接続しネットワーク上で連携させることでさらに大きな能力を発揮することができます。
 コピー機とパソコンを連携させる最大の利点は、文書のデジタル・データ化です。オフィスや仕事場の限られたスペースを占拠してきた膨大な紙の文書の山を、丸ごとパソコンのハードディスク中に保存してしまえば、コストの削減や作業効率の向上、データの加工や授受が格段に容易になることによる業務全体の合理化、さらにデータの暗号化によるセキュリテイの向上が期待できるのです。
 以下では、その基本とも言うべき文書のスキャンによる取り込みと、pdf形式でのデジタル化の仕組みについてご紹介しましょう。

 

コピー機によるスキャンと保存 データのデジタル化

Fotolia_92905528_Subscription_XXL  メーカーや機種によって具体的な手順が異なるので、実際の作業に当っては各機種のマニュアルを読んでいただかなければなりませんが、おおよそのやり方は次の通りです。
 まず、コピー機(複合機)とパソコンとをネットワーク接続し、お互いに認識させます。最近の機種は有線だけでなく、無線LANでの接続も可能です。
 次に、紙の文書をコピー機の原稿台にセットしてスキャンします。スキャンと言っても、その原理は通常のコピーとまったく変わりません。ただ、コピーでは紙の文書から読み取ったデータが、別の紙に印刷出力されるのに対して、スキャンでは印刷が行われずにデジタル・データのまま保存されるのです。
 スキャンされたデータを保存する形式、つまりフォーマットには幾つかの種類があります。読み取ったばかりの生データは「画像」そのものですから、メニューからjpeg(jpg)やpngといった画像データ専用の形式を選んで保存しても差し支えありませんが、業務用の機種や新しい機種の場合には、電子文書の世界的な標準形式であるpdfで保存することもできます。

 

スキャンしたデータをpdf形式にする 画像と文章の違い

 スキャンした文書のデータをただちにpdf形式として保存できる機種の場合は、単純に操作メニューから「pdf形式で保存」を選択して実行するだけでよろしいです。保存されたpdfデータは、セキュリティの制限内で、自由に複写、送信、編集することができるようになります。
 jpegやpng等の画像データとして保存した読み取りデータも、後からいつでもpdf形式に変換することができます。コピー機単体(スタンドアロン)にそのための機能が搭載されている場合はそれが使えますし、そうでない場合には、いったん画像データをパソコンに送信した後、パソコン上でAdobe Acrobat等のソフトを用いて変換します。
 ただ注意しなければならないのは、スキャンしただけの生データはあくまで「画像」に過ぎないということです。スキャナには人間のように「文章(テキスト)」だけを識別して選り分けるといったことはできませんから、当然、読み取ったデータはオリジナルの文書上の絵も写真も文字も全てひっくるめたひとつの「画像」となっているのです。この「画像」データから「文章」を改めて取り出すためには、データを別途OCR(光学文字認識)ソフトの処理に通してやらねばなりません。

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