OA機器コラム

コピー機とパソコンの接続方法について

コピー機(複合機)は、PCと接続してこそ使える!

最新のコピー機(複合機)は、当然ながら文書を複写する機能は豊富で便利ですが、パソコンと接続する事でさらに便利な使い方ができます。例えば、スキャナーとして利用する場合、スキャンした文書をPDF化までしてくれる機能や、プリンターとしてパソコンの出力を印刷してくれる機能、さらにはFAXを送る機能などを持った機種もあります。これまで、スキャナー・プリンター・FAXとそれぞれ別の機器を使っている場合には設置場所の節約になりますし、社内文書など、必ずしも紙に出力する必要が無い場合にはPDFデータにして配布する事で、紙資源の節約や、資料の配布の手間などの省力化にも役立ちます。会議等では事前に資料を配布する事で、議事そのものの時間短縮をできる事もありますが、紙の資料だと配布の手間から、わかっていてもなかなか実行に移せないもの。全ての資料をPDF化してメール添付で会議の参加者に送る事で、時間を圧縮しながら内容の濃い議事進行ができるなど、メリットは大きいです。 0column_r3_c1

具体的にはどうやって接続するの?

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最新のコピー機(複合機)では無線LANを備えている機種がほとんどですので、配線などの煩わしい手間は必要ありません。社内ネットワークに接続するための無線ルーターが既にある場合、ソフトウェアの設定さえすれば使う事ができるようになります。複合機では固定のIPアドレスが必要なので、社内ネットワークの管理者にコピー機専用のIPアドレスを発行してもらう必要はありますが、後はどのパソコンにもあるインターネットブラウザからのアクセスで詳細設定が可能なので、運用環境を作る事はそれほど難しくありません。社内ネットワークのIP管理を全てDHCPで行っている環境の場合は、サーバーの設定に多少手こずるかもしれませんが、そこは社内ネットワークの管理者にがんばってもらいましょう。

コピー機(複合機)をネットワークに接続する場合のデメリット

特に会社で利用するコピー機(複合機)は機密文書を多く扱います。コピー機は複写する為に一度原稿をスキャンしますが、そのスキャンデータは即座に削除されない仕組みなので、ネットワークに接続された他のパソコンから覗き見る事ができます。このため、まず大切なのは社内ネットワークとインターネットをファイヤーウォール等できちんと切り分け、外部からのアクセスができないようにしておくこと。そして、コピー機に残ったスキャンデータに管理者以外がアクセスできないように、パスワード管理を徹底する事が必要です。これはコピー機に限った事では無く、ネットワークに接続されたパソコンなどの情報機器にも共通して言える事なので、コピー機の導入を機に、社内ネットワークのセキュリティーについて見直してみるのもいいかもしれませんね。

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